VP Administrasi Korporasi Pupuk Kaltim Wirza Eka Putra mengungkapkan kegiatan ini sebagai penyegaran kembali tata kelola kearsipan yang sebelumnya telah dibekali bagi para pengelola arsip di seluruh unit kerja, sekaligus tindak lanjut penyiapan akreditasi pasca pembangunan gedung arsip teknik untuk mengoptimalkan tata kelola kearsipan dan dokumentasi perusahaan sesuai aturan yang berlaku.
Pemahaman tata kelola kearsipan penting untuk dibekali secara berkala, seiring makin bertambahnya dokumen perusahaan setiap tahun. Sehingga penyamaan persepsi dalam mendukung optimalisasi kearsipan bisa terlaksana dengan lebih maksimal.
"Terlebih dengan dokumen perusahaan yang beragam, perlu pedoman pengelolaan maupun standarisasi tata kelola korespondensi sebagai acuan arsip yang tercipta," ujar Wirza.
Paling utama dan penting dipahami pengelola arsip di tiap unit kerja diantaranya instrumen kearsipan seperti pengaturan tata naskah dinas dan surat menyurat, pedoman pengelompokan arsip atau dokumen sesuai fungsinya, serta jadwal retensi arsip berupa pedoman penentuan umur arsip atau dokumen.
Termasuk klasifikasi keamanan dan hak akses dengan pengaturan keamanan arsip atau dokumen bagi yang berhak.
Selanjutnya terkait pemindahan dan pemusnahan dokumen melalui penyusutan arsip, dilakukan dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke Pusat Arsip Pupuk Kaltim. Bagi arsip yang tidak memiliki nilai guna akan dilakukan pemusnahan, sedangkan arsip statis diteruskan ke lembaga kearsipan dalam hal ini ANRI.
Pengelolaan sistem kearsipan Pupuk Kaltim juga didukung aplikasi Sistem Persuratan Digital melalui Digital Office (DOF) yang mulai diimplementasikan sejak 2020.
Aplikasi ini mengatur alur penciptaan dan pendistribusian surat serta tandatangan digital, melalui Electronic Data Management System (EDMS), sesuai klasifikasi dokumen.
Guna memacu semangat insan perusahaan yang bertanggungjawab dalam tata kelola kearsipan, pihaknya pun akan melakukan penilaian unit pengelolaan arsip terbaik di seluruh unit kerja Pupuk Kaltim, sebagai upaya meningkatkan pengetahuan dan kapasitas sumberdaya manusia pengelola kearsipan di tiap departemen.
Seluruh instrumen dan tata kelola sistem kearsipan yang dilaksanakan secara terstruktur oleh unit kerja menjadi poin utama penilaian, dengan bobot sebesar 80 persen.
Mengacu pada pengelolaan arsip yang meliputi penyimpanan dan pemberkasan, akses penggunaan atau temu kembali dokumen, pemindahan arsip inaktif dan implementasi DOF.
Sementara 20 persen lainnya, penilaian meliputi SDM dan SDA kearsipan seperti pengetahuan tentang pengelolaan dokumen serta sarana penyimpanan dokumen di unit kerja.
"Proses penilaian pun dilakukan melalui peninjauan dan tanya jawab peserta, serta pembuktian secara langsung setiap alur yang dilaksanakan. Hal ini untuk menentukan secara pasti unit kerja terbaik dalam pengelolaan sistem kearsipan di lingkungan Pupuk Kaltim," pungkas Wirza.
Staff VP Komunikasi Korporat Pupuk Kaltim Diana, sebagai salah satu peserta sosialisasi mengatakan kegiatan ini menjadi sarana efektif dalam menambah pengetahuan karyawan tentang dunia kearsipan, khususnya ragam informasi terkait pembinaan kearsipan hingga aplikasi sistem persuratan digital seperti DOF dan EDMS.
Begitu juga penilaian bidang kearsipan di unit kerja, dinilai Diana dapat memacu semangat dan motivasi untuk melakukan kegiatan dokumentasi kearsipan yang lebih baik kedepannya.
"Kami harap kegiatan penilaian ini dapat terus terlaksana dengan rutin, sehingga dokumentasi dan kearsipan di tiap unit kerja Pupuk Kaltim terjaga dengan baik, serta mudah ditelusuri untuk tiap dokumen yang diperlukan," ucap Diana. (*)
