Bappeda Kaltim musnahkan 2.801 arsip periode 1994-2010

Samarinda (ANTARA) - Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Provinsi Kalimantan Timur melakukan pemusnahan arsip yang sudah tidak terpakai periode tahun 1994 - 2010 sebanyak 2.801 berkas.


Pemusnahan arsip tersebut dipusatkan di Ruang Rapat Pola Dasar Bappeda Kaltim dan dihadiri oleh Wakil Gubernur Kaltim Hadi Mulyadi.

"Saya apresiasi kepada Bappeda sebagai instansi pertama yang melakukan pemusnahan arsip," kata Wagub Hadi Mulyadi di gedung Bappeda, Samarinda, Senin.

Hadi mengapresiasi kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kaltim yang telah dan selalu melayani masyarakat serta memberikan perhatian serius terkait kearsipan.

Dalam kesempatan ini, Wagub mengimbau kepada seluruh perangkat daerah untuk melakukan penertiban terhadap arsip-arsip instansi.

Dia pun mengakui seringkali menerima laporan, baik itu urusan rumah, urusan tanah, urusan mobil/kendaraan dan banyak lagi hal berkaitan aset-aset milik Pemprov Kaltim.

"Ternyata memang kita yang tidak tertib arsip. Dan ini harus segera dibenahi agar tidak berlarut-larut bahkan bisa ada muncul masalah lain," harap Hadi Mulyadi.

Kepala Bappeda Kaltim HM Aswin menjelaskan kegiatan penyusutan arsip dengan klasifikasi 050 (perencanaan) dan 900 (keuangan) yang dikerjakan dalam waktu 3 bulan dengan hasil arsip usul musnah sebanyak 2.801 berkas (periode tahun 1994 sd 2010).

Selain itu, arsip inaktif sebanyak 926 berkas (periode tahun 2011 - 2016) dan arsip statis 187 berkas.

Aswin mengemukakan tujuan pemusnahan arsip adalah untuk efisiensi dan efektivitas kerja, serta penyelamatan informasi arsip itu sendiri dari pihak-pihak yang tidak berhak untuk mengetahuinya.

"Yang lebih penting bahwa arsip yang tidak bernilai guna ini tidak mengganggu terhadap keteraturan arsip penting yang harus tersusun rapi dan mudah mendapatkannya," ungkap Aswin.

Aswin menyebutkan prosedur pemusnahan arsip di pemerintahan daerah melalui tujuh tahapan diantaranya pembentukan panitia penilai, penyeleksian arsip, pembuatan daftar arsip usul musnah dan penilaian oleh panitia penilai.

Selanjutnya, tahapan permintaan persetujuan pemusnahan dari pimpinan pencipta arsip, penetapan arsip yang akan dimusnahkan dan pelaksanaan pemusnahan arsip.

"Bappeda atas pendampingan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan telah melalui tahapan-tahapan tersebut," ujar Aswin.

Mantan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim ini pun menjelaskan arsip yang dimusnahkan telah memenuhi kriteria tidak memiliki nilai guna, baik nilai guna primer maupun nilai guna sekunder.

Selain itu, arsip telah habis retensinya dan dengan keterangan dimusnahkan berdasarkan JRA (Jadwal Retensi Arsip).

Juga, tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang, serta tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

"Kami telah mengajukan persetujuan pemusnahan arsip ke Arsip Nasional Republik Indonesia pada 4 Januari 2021, periode tahun Arsip 1994-2010, berupa arsip tekstual sebanyak 2.801 berkas, telah dilakukan verifikasi oleh Lembaga Kearsipan Daerah dan ANRI," ungkapnya.

Berdasarkan Perka ANRI No 25 Tahun 2012 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip, ditegaskan pemusnahan arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan.

Aswin menambahkan kegiatan penyusutan arsip dilaksanakan oleh 5 Arsiparis DPK Katim, 1 Arsiparis Bappeda Kaltim dan 24 Pengelola Arsip dari DPK dan Bappeda Kaltim.