Tenggarong (ANTARA Kaltim) - Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kutai Kartanegara, menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, guna memberikan kepuasan pelayanan kepada masyarakat.
"Penerapan sistem manajemen mutu ini dilaksanakan untuk melengkapi pelayanan satu hari selesai yang telah dilakukan Disdukcapil Kutai Kartanegara," ungkap Kepala Disdukcapil Kutai Kartanegara Getsmani Zeth pada pencanangan penerapan atau "launching" program Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, Selasa.
Awalnya kata Getsmani Zeth, pelayanan di Disdukcapil Kutai Kartanegara memakan waktu 14 hari kerja sesuai amanah Undang-Undang No.24 Tahun 2013 tentang Administrasi Kependudukan.
Ternyata, durasi waktu 14 hari itu oleh masyarakat lanjut Getsmani Zeth dianggap terlalu lama sehingga dilakukan perubahan dengan pelayanan di turunkan menjadi tujuh hari kerja, kemudian turun lagi menjadi lima hari kerja dan itu pun masih dianggap lamban oleh masyarakat.
Demi memberikan kepuasan kepada masyarakat tambah dia, diputuskanlah pelayanan akta pencatatan sipil dan pendaftaran penduduk selesai dalam satu hari, bahkan untuk Surat Keterangan Pindah dan Surat Keterangan Pindah Datang bisa ditunggu dalam waktu hitungan jam.
Diatakannya, pelayanan satu hari akta kelahiran itu sudah diberlakukan sejak awal Mei 2014, selanjutnya dijadikan "Quick Wins" atau pelayanan cepat saji program Reformasi Birokrasi (RB) Disdukcapil Kutai Kartanegara.
"Ternyata, waktu satu hari selesai ini bagi kami dirasa belum juga cukup memuaskan warga Kutai Kartanegara dalam memperoleh dokumen administrasi kependudukan," katanya.
"Sehingga kami akhirnya memutuskan melengkapi pelayanan satu hari dilengkapi lagi dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, sebagai upaya meraih sebuah pengakuan bertaraf Internasional dalam pelayanan publik di bidang Administrasi Kependudukan," ungkap Getsmani Zeth.
Untuk merealisasikan keinginan tersebut Disdukcapil Kutai Kartanegara kata Getsmani Zeth menggandeng PT.Bahana Cerdas Hati dari Jakarta, yang ditunjuk sebagai konsultan perencana dan pengembangan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 ini.
Sementara, Wakil Manajemen Mutu Disdukcapil H Hardiansyah mengatakan, kegiatan manajemen Mutu ISO 9001:2008 Disdukcapil Kutai Kartanegara dijadwalkan sebanyak 10 pertemuan dengan konsultan yang dimulai sejak awal Oktober 2014.
Setiap pertemuan kata Hardiansyah, wajib diikuti peserta terdiri dari Kepala Dinas, Sekretaris, Wakil Manejemen Mutu para Kepala Bidang, Kepala Seksi, Kepala Sub Bagian dan pegawai Disdukcapil Kutai Kartanegara.
Adapun pertemuan yang sudah dilakukan sebanyak lima kali diantaranya, Pelatihan Pemahaman Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, Pelatihan Dokumentasi, Manajemen Workshop Penyusunan Draft Dokumen/ Prosedur Kerja kemudian Review Draft Prosedur Kerja masing-masing bidang diantaranya, bidang Pencatatan Sipil, Pendaftaran Penduduk dan Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan.
"Setelah `launching` program dan sosialisasi hari ini, masih ada beberapa pertemuan lagi yang akan dijalani diantaranya, pelatihan Audit Internal, Simulasi Audit Internal, Sertifikasi hingga Final Audit Badan Sertifikasi," kata Hardiansyah..
"Dari hasil pertemuan yang dijalani telah dibuat 38 Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk diserahkan kepada Kepala Bidang yang ada di Disdukcapil,"ujarnya.
Sementara, konsultan dari PT Bahana Cerdas Hati Iman Mujib Ahmad menerangkan, ISO yang akan diterapkan di Disdukcapil Kutai Kartanegara adalah ISO 9001:2008 berkedudukan di Genewa Swiss.
ISO kata dia merupakan sebuah sistem yang sudah terformat, jelas proses dan tujuan akhirnya (goals) yakni kepuasan pelanggan.
"Setiap proses harus mengacu pada standar operasional prosedur (SOP) dan dalam SOP itu menguraikan seluruh proses kegiatan misalnya formulir apayang digunakan , berapa durasi waktunya, siapa bertugas apa dan yang lainnya," ujar Mujib Ahmad.
Staf Ahli Bupati Kutai Kartanegara Bidang Pembangunan Wisaksono Soebagio menyambut baik apa yang dilakukan Disdukcapil guna meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyrakat.
"Kami berharap pencanangan ISO ini merupakan awal upaya terus memberikan pelayanan terbaik, bukan hanya sekedar mengejar pujian atau penghargaan," ungkap Wisaksono Soebagio. (*)
