Samarinda (ANTARA) - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) terus memacu peningkatan kompetensi para arsiparis di lingkungan pemerintahan daerah (pemda) dalam pengelolaan data secara digital melalui optimalisasi aplikasi Srikandi.
Kepala DPK Kaltim Lisa Hasliana di Samarinda, Rabu, menegaskan transformasi sistem pengarsipan dari konvensional menuju digital merupakan langkah mutlak yang harus diikuti oleh seluruh pengelola arsip demi terciptanya efisiensi birokrasi.
Menurut dia, kehadiran Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi) menjadi solusi untuk mempermudah arsiparis dalam melakukan pencatatan surat masuk maupun keluar.
"Aplikasi ini memungkinkan pengelola arsip untuk melakukan pengategorian dokumen serta mengatur disposisi surat secara jauh lebih efisien dibandingkan metode manual," katanya.
Lisa mengatakan keunggulan lain dari peralihan ke sistem digital ini adalah penghematan ruang penyimpanan fisik yang selama ini sering menjadi kendala logistik di perkantoran.
"Fitur-fitur dalam aplikasi yang terus berkembang menuntut sumber daya manusia di bidang kearsipan untuk selalu memperbarui pengetahuan teknis mereka agar tidak tertinggal," jelasnya.
Oleh karena itu upaya standarisasi kemampuan tersebut telah dimatangkan melalui Bimbingan Teknis Arsip Dinamis yang melibatkan langsung Deputi Bidang Tata Kelola Kearsipan Arsip Nasional RI (ANRI).
Meskipun sesi pembekalan teknis telah terlaksana pada pekan lalu, implementasi dari materi pemberkasan digital kini sedang dalam tahap monitoring intensif di berbagai instansi.
Para peserta bimbingan kini difokuskan untuk mempraktikkan prosedur meneruskan berkas secara digital agar alur informasi antar-bidang tidak terhambat oleh birokrasi.
"Fokus utama lainnya adalah memastikan tata cara pemberkasan arsip dinamis dilakukan dengan benar sehingga data mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan oleh pimpinan daerah," ujar Lisa.
Pihak DPK Kaltim telah menyerahkan hasil penilaian dalam bentuk Laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI) kepada masing-masing dinas dan badan di lingkungan Pemprov Kaltim.
Setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) diharapkan menjadikan hasil audit tersebut sebagai landasan untuk membenahi celah manajerial dalam pengelolaan dokumen negara.
"Ketersediaan tenaga arsiparis yang kompeten menjadi kunci utama dalam menjaga kesinambungan memori kolektif dan dokumen bernilai sejarah milik pemerintah," kata Lisa.
