Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur memusnahkan arsip kurun waktu 2005 hingga 2011 serta menyerahkan arsip statis kurun waktu 2008 hingga 2011 ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) provinsi setempat.
“Pemusnahan arsip ini penting untuk mengelola arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna, sehingga dapat menghemat ruang penyimpanan dan mempermudah pencarian arsip yang dibutuhkan,” ujar Pelaksana Harian (Plh) Kepala Dispora Kaltim Sri Wartini di Samarinda, Selasa.
Dia menjelaskan bahwa pemusnahan arsip ini telah diajukan sejak dua tahun lalu, namun baru terealisasi tahun ini.
Ia menambahkan bahwa penataan arsip yang baik merupakan bagian dari tertib administrasi dan meningkatkan efektivitas kerja. Dengan arsip yang tertata rapi, informasi yang dibutuhkan akan mudah ditemukan.
Sementara itu, Plt Kepala DPK Kaltim Anita Natalia Krisnawati mengungkapkan bahwa kegiatan pemusnahan dan penyerahan arsip statis ini rutin dilakukan oleh pihaknya.
"Kami melakukan jemput bola ke perangkat daerah, karena jika mengharapkan semua perangkat daerah menyerahkan arsipnya sendiri, akan kesulitan," terangnya.
Anita menambahkan bahwa Dispora Kaltim sangat mendukung kegiatan ini dan telah menata serta menyusun arsipnya dengan baik.
"Arsip yang dimusnahkan adalah arsip yang telah habis masa retensi, sedangkan arsip statis akan disimpan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kaltim," jelasnya.
Lebih lanjut, Anita menyampaikan apresiasi kepada Dispora Kaltim yang telah mendukung kegiatan penataan arsip. Pihaknya berharap Dispora terus melanjutkan kegiatan ini demi terselenggara penataan arsip yang lebih baik lagi.
Anita juga menekankan pentingnya arsip dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan.
"Arsip bukan hanya sekadar menjalankan kewajiban administrasi, tetapi juga sebagai sumber informasi dan bukti pertanggungjawaban," ujarnya.
Ia menceritakan pengalaman pribadi saat bertugas di Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) Kaltim. Saat itu, Anita merasakan betul betapa pentingnya arsip, terutama ketika berhadapan dengan perkara hukum.
Anita menambahkan bahwa arsip yang tertata dengan baik akan sangat membantu dalam pengambilan keputusan dan penyelesaian masalah.
"Arsip adalah ingatan organisasi, sehingga harus dikelola dengan baik," tegasnya.
Berdasarkan surat persetujuan pemusnahan arsip dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), jumlah arsip yang dimusnahkan adalah sebanyak 4.479 berkas. Sedangkan arsip statis yang diserahkan sebanyak 142 berkas.
