Samarinda (ANTARA) - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) menerangkan peran penting depo arsip untuk menjaga dokumentasi penting dari setiap peristiwa bersejarah di daerah.
Arsiparis Ahli DPK Kaltim Zainuddin di Samarinda, Kamis, menjelaskan depo tersebut secara khusus akan menyimpan arsip statis, yakni dokumen-dokumen bernilai yang telah melalui serangkaian proses seleksi ketat.
"Isinya mencakup dokumen krusial seperti surat keputusan gubernur tentang pembentukan organisasi perangkat daerah, rencana strategis (Renstra), hingga daftar pelaksanaan anggaran (DPA) yang menjadi bukti sah perjalanan pemerintahan, hingga dokumentasi peristiwa bersejarah," paparnya.
Zainuddin menjabarkan, perjalanan sebuah dokumen hingga menjadi arsip statis cukup panjang. Awalnya, arsip tercipta di setiap unit pengolah (UP) atau bidang teknis di perangkat daerah sebagai arsip aktif yang digunakan sehari-hari.
Sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA), dokumen yang sudah menurun frekuensi penggunaannya akan menjadi inaktif dan dipindahkan ke unit kearsipan (UK) di tingkat sekretariat. Di sinilah arsip inaktif disimpan dalam record center, sebuah ruang khusus dengan standar suhu dan kelembaban terjaga untuk mencegah kerusakan.
Setelah itu, dibentuk panitia penilai yang terdiri atas pimpinan UK, pimpinan UP terkait, dan arsiparis. Tim inilah yang akan memilah ribuan arsip inaktif.
"Hasil penilaian akan menghasilkan tiga kategori daftar arsip yang akan dimusnahkan, daftar arsip yang disimpan sementara, dan daftar arsip statis yang akan diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah," jelas dia.
Proses pemusnahan arsip tidak bisa dilakukan sembarangan. Prosedurnya harus mendapat rekomendasi gubernur, ditetapkan oleh kepala organisasi perangkat daerah (OPD), dan disaksikan oleh unsur pengawas seperti inspektorat serta biro hukum.
"Ancamannya sangat serius. Setiap orang yang sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur dapat dipidana penjara 10 tahun dan denda Rp500 juta," tegasnya.
Sementara itu, arsip statis yang diperkirakan hanya sekitar lima persen dari total arsip yang tercipta, akan melalui proses akuisisi oleh DPK Kaltim. Proses ini meliputi verifikasi, penetapan status, hingga alih media ke format digital yang dilengkapi pengaman untuk menjamin keasliannya.
Nantinya, informasi dari arsip statis tersebut diunggah ke Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan dapat diakses secara terbuka oleh publik melalui Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN), sehingga menjadi warisan pengetahuan bagi generasi mendatang.
