Penajam, Kaltim (ANTARA) - Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa (DPMD) Kabupaten Penajam Paser Utara (PPU), Kalimantan Timur menerapkan aplikasi Sistem Informasi Administrasi Perkantoran (Siaran), sistem digital untuk mempercepat korespondensi dan tata naskah.
"Aplikasi ini sudah diluncurkan oleh Pak Saidin, Kepala DPMD PPU, pekan lalu. Kemarin dilanjutkan sosialisasi, kemudian hari ini pelatihan bagi operator aplikasi Siaran," ujar Sekretaris DPMD Kabupaten PPU Usep Supriatna di Penajam, Jumat.
Melalui penerapan aplikasi tersebut, maka tata kelola administrasi surat masuk, disposisi, dan distribusi surat ke luar diyakini dapat berjalan lebih mudah, cepat, dan tepat.
Penerapan aplikasi Siaran, lanjutnya, sesuai dengan visi Kabupaten PPU yang Maju, Modern dan Religius, terutama di misi ke- 10, yakni pengembangan sistem informasi yang andal untuk peningkatan dan pengembangan layanan pemerintahan dan ekonomi.
"Ini berarti rencana aksi perubahan yang dilakukan sesuai dengan visi mewujudkan Kabupaten PPU yang modern, ditandai dengan penerapan tata kelola pemerintahan dengan memanfaatkan teknologi terkini," katanya.
Aplikasi tersebut ia buat karena selama ini DPMD PPU masih menggunakan prosedur manual dalam pengelolaan surat, sehingga sering timbul masalah yang membuat dokumen sulit dikelola dengan baik.
Permasalahan tersebut antara lain dokumen tidak terarsip akibat minimnya kontrol terhadap dokumen yang masuk dan tidak terpusatnya pengelolaan dokumen, sehingga dalam pencarian dokumen yang dibutuhkan menjadi sangat lama.
Kemudian dokumen mudah hilang atau terselip, keamanan dan kerahasiaan dokumen tidak terjamin, banyak versi dokumen yang beredar karena tidak adanya kontrol terpusat atas pengelolaan dokumen, sehingga membuat kebingungan antarbidang.
"Dampak lainnya adalah anggaran membengkak, karena dinas harus mengeluarkan anggaran besar untuk belanja lemari, kertas dan harus menyiapkan ruangan khusus penyimpanan. Sebagai contoh, tahun lalu saja DPMD mengelola 2.193 surat masuk dan ke luar," ucap Usep.
Ia melanjutkan, proses kerja dalam organisasi dituntut cepat, efektif, dan efisien. Bahkan birokrasi yang terlalu panjang dan kaku pun harus diubah lebih cepat dan fleksibel, sehingga keberadaan aplikasi ini menjadi jawaban atas permasalahan tersebut.
DPMD Penajam terapkan aplikasi administrasi perkantoran
Jumat, 26 November 2021 18:45 WIB
Ini berarti rencana aksi perubahan yang dilakukan sesuai dengan visi mewujudkan Kabupaten PPU yang modern, ditandai dengan penerapan tata kelola pemerintahan dengan memanfaatkan teknologi terkini,